Mise en œuvre PMO / accompagnement IA
Global Food Security Summit
Organisé à Abou Dhabi du 6 au 8 octobre 2026 sur le thème « Global Collaboration for Food Security for All », le Global Food Security Summit 2026 réunit gouvernements, organisations internationales, institutions financières, investisseurs, dirigeants d'entreprise, chercheurs et innovateurs pour relever les défis qui façonnent les systèmes alimentaires mondiaux.
Avec la SIEF, WeCarbon a fourni pour le GFSS 2026 une solution de gestion de programme fondée sur Evane.ai, contribuant au succès du Global Food Security Summit.
Le sommet était organisé par ADNEC Centre Abu Dhabi, avec l'Abu Dhabi Agriculture and Food Safety Authority comme partenaire stratégique.
En chiffres
- de sessions du sommet et d'événements parallèles, avec un programme tenu à jour
- Des dizaines
- participants réunis dans un même registre en direct
- 600+
- pays d'origine des participants
- Près de 70
- ministres mobilisés
- 20+
- propositions de l'IA, chacune revue par une personne avant toute modification
- 600+
- photos de l'événement dans un album public, classées par session
- 700+
- semaines entre la création de l'espace de travail et l'ouverture
- Environ 7
- de charge de travail en moins pour l'équipe du sommet
- 60 %+
Chiffres arrondis.
Le défi
De nombreuses institutions, des centaines de documents, un programme qui changeait chaque jour
Préparer un sommet international est un problème de coordination avant d'être un événement. Ministères, administrations, lieu d'accueil et partenaires internationaux détenaient chacun une partie de l'information, dans leurs propres documents, boîtes mail et réunions.
- De nombreux services et organisations avançant en parallèle, chacun avec ses responsables, ses échéances et ses validations.
- Des centaines de fichiers répartis entre dossiers partagés, e-mails et tableurs, sans endroit où trouver la version en vigueur.
- Un programme qui bougeait chaque jour : sessions, intervenants, salles et horaires, chaque changement se répercutant sur les notes de briefing et le protocole.
- Des ministres, chefs de délégation et invités de marque dont les places, les agendas et les briefings devaient être justes dès le départ.
Notre démarche
Un registre en direct, tenu à jour par un agent, modifié uniquement avec validation humaine
Avec la SIEF, nous avons appuyé le bureau de gestion de programme du sommet avec Evane AI, l'agent IA de gestion de projet développé par WeCarbon. Il a suivi les réunions, levé les blocages, planifié le travail, produit les livrables et suivi l'avancement. Evane s'est connecté aux sources que l'équipe utilisait déjà et a constitué un seul registre en direct du sommet : programme, personnes, organisations, tâches et documents associés. L'agent lisait chaque nouvelle réunion, chaque message et chaque fichier, et transformait les changements en propositions que l'équipe examinait et validait.
Le programme d'après ses documents de référence
Sessions, intervenants, salles et horaires synchronisés depuis les documents de programme des organisateurs, pour que le registre et le programme imprimé disent la même chose.
Délégations, ministres et invités de marque
Participants regroupés par délégation et organisation, avec rôle, statut et sessions associées, prêts pour le protocole et le placement.
Des réunions aux actions
Réunions de préparation enregistrées et résumées ; décisions et prochaines étapes deviennent des tâches suivies, confiées au bon responsable. L'équipe pouvait poser ses questions en langage courant à tout moment.
Validation humaine de chaque changement
L'agent ne modifiait jamais le registre de lui-même. Chaque changement arrivait sous forme de proposition qu'une personne validait, modifiait ou rejetait, avec une trace conservée.
Plusieurs sources, un seul registre
Messagerie et agendas Microsoft 365, fichiers SharePoint et bases Airtable synchronisés en un même endroit, en ne lisant que les changements à chaque passage.
Des documents aux formats définis
Programmes, lettres d'invitation, guides de réunion, notes de briefing et communiqués de presse générés selon des formats prédéfinis, chaque validation restant traçable.
Un album photo public
Des centaines de photos de l'événement publiées dans un album partageable, classées par session, pour les partenaires et les médias.
Des données conservées aux Émirats
L'espace de travail du sommet et ses données étaient hébergés dans une région de centres de données aux Émirats arabes unis.
Écrans du produit
Evane au travail
Écrans issus de l'espace de démonstration d'Evane. Ils ne contiennent aucune donnée du sommet.
Résultats
Moins de coordination manuelle, plus de temps pour le sommet lui-même
- Parmi les premiers grands événements mondiaux au Moyen-Orient pilotés avec l'IA.
- Une vue partagée et à jour du sommet pour chaque institution participante, au lieu d'une version par boîte mail.
- Des suites de réunion qui arrivent sous forme de tâches avec responsable, et non de notes en attente de mise au propre.
- Les changements quotidiens du programme répercutés sur les sessions, les intervenants et les briefings, sans ressaisie.
- Des fiches de délégations et d'invités de marque sur lesquelles protocole, accréditation et logistique travaillaient ensemble.
- Un dispositif conforme à l'attente des hôtes : les données du sommet restent dans le pays.
Evane AI est l'agent IA de gestion de projet développé par WeCarbon pour les grands projets menés entre administrations et entreprises.
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